Betjening af kommunalbestyrelsen

Med udgangspunkt i eksisterende praksis er formålet med dette notat at afstemme forventninger til administrationen (alle ansatte) i Dragør Kommunes servicering af det politiske system, således at KB-politikere kan opleve en professionel betjening.

Principper

1. Alle KB-medlemmer har mulighed for en fortrolig samtale og vejledning fra direktører/stabschefen. Vejledningen vil altid være partineutral.

2. KB-medlemmers henvendelse til administrationen (eksempelvis vedr. konkrete sager eller ønske om at besøge en institution) sker altid til direktionen eller stabschefen, som sikrer at relevante vinkler (faglighed, økonomi, jura, personale, kommunikation osv.) inddrages, og at alle KB-medlemmer har adgang til samme information.

3. Konkrete spørgsmål fra KB-medlemmer til administrationen sendes til mailadressen ”KB-postkassen”.

a. Spørgsmål som kan besvares med udgangspunkt i eksisterende oplysninger besvares snarest muligt og senest inden for ti arbejdsdage. Besvarelse af spørgsmål som kræver større arbejdsindsats (undersøgelser, opstilling af data mv.) kan iværksættes af borgmesteren eller et flertal i de stående udvalg eller kommunalbestyrelsen.

b. Borgmestersekretariatet sikrer, at spørgsmål besvares rettidigt, svar godkendes af direktør/stabschef, og at de udsendes til alle KB-medlemmer. Borgmestersekretariatet kan dog i samråd med stabschefen/direktionen vurdere, at et spørgsmål kun har politisk relevans for et fagudvalg eller en enkelt politiker, eller at der er tale om upolitiske fakta (fx indbyggertallet i Dragør). I disse tilfælde sendes svaret alene til den/de relevante politikere.

4. Med undtagelse af ovenstående situationer har alle KB-medlemmer adgang til samme information på samme tidspunkt.

5. Administrationen giver, naturligvis, korrekte oplysninger inden for rammerne af administrationens viden og de afsatte ressourcer til at fremfinde data. Fejl kan og vil forekomme. I så fald rettes fejlene.

6. I dagsordener og andre sammenhænge formulerer administrationen sine anbefalinger baseret på faglig indsigt og saglige hensyn, men administrationen respekterer og implementerer fuldt ud, når der træffes andre politiske beslutninger.

7. KB-medlemmer tilsendes pressemeddelelser forud for eller senest samtidig med, at de udsendes til relevante medier.

8. Administrationens dialog med KB-medlemmer foregår i en gensidig respektfuld omgangstone.

Foruden disse principper er administrationen opmærksom på lovgivning (bl.a. styrelseslov, forvaltningslov mv.) og andre forhold af betydning for den politiske betjening. Desuden udmeldes særlige vilkår for administrativ betjening af det politiske system i forhold til budgetprocessen.